Está na altura de organizar a secretária

Passamos tanto tempo na secretária que sentimos que vivemos dentro dela. Se assim é, não há nada como investir algum tempo a torná-la mais agradável, ao estilo de Marie Kondo - tenha por perto apenas aquilo que é mesmo necessário.

É importante criar um ambiente organizado, mais produtivo e motivador, isto é, que facilite o nosso trabalho diário e que, em simultâneo, nos inspire a fazer mais e melhor.

Deste modo, podemos dizer que ter um espaço de trabalho traz vários benefícios, tais como economizar tempo, prevenir imprevistos, diminuir a perda de raciocínio ou foco, aumentar a produtividade e estimular a criatividade.

Acabaram-se os cartões importantes perdidos, o lixo acumulado e as pilhas de documentos. Reunimos algumas dicas que o ajudarão a ter uma secretária mais organizada:

Limpeza e organização do espaço

Um ambiente desorganizado diminui o nível de produtividade e de criatividade de qualquer profissional. Ninguém consegue sobreviver a uma secretária desorganizada, atolada de papéis, lixo e objetos que em nada contribuem para o seu desempenho.

Comece por colocar no lixo aquilo que não é essencial. Grande parte das secretárias ficam desorganizadas pelo simples facto de as pessoas acumularem coisas desnecessárias e que, após algum tempo, caem no esquecimento. A nossa dica é simples: aquilo que não é usado há mais de 2 meses, coloque no lixo!

Claro que há documentos importantes que queremos guardar, como faturas ou contratos, é para isso que as pastas arquivadoras servem. Tudo o resto, pode ir para a reciclagem. Em caso de dúvida, guarde uma cópia digital ou pegue no seu LG G7 ThinQ e tire uma foto. 

Depois da limpeza inicial, passamos para a organização daquilo que resta. Desde as canetas, clips, post-its, documentos, até aos cartões, tudo necessita de um espaço próprio. Mantenha todo o material de escrita em frascos de vidro; coloque os clips e elásticos em caixinhas; mantenha os cabos do computador, do telemóvel e carregadores organizados em caixas de cartão ou bolsas devidamente identificadas; os documentos mais importantes numa pasta e os menos importantes noutra. Para isto, não é necessário ir a correr para as compras, pode muito bem reutilizar materiais que já não utiliza e dar-lhes uma nova vida.

Disposição dos objetos

Após organizar todos os objetos, é necessário dispô-los por ordem: em primeiro lugar, aquilo que usamos a toda a hora, em segundo lugar, aquilo que usamos de vez em quando e,em terceiro lugar, aquilo que usamos com pouca frequência.

No primeiro caso, é necessário manter tudo na secretária pois são objetos prioritários e que necessitamos com frequência, como a agenda, o bloco de notas, o telefone ou até mesmo uma garrafa de água.

Os objetos que usamos de vez em quando não são tão prioritários. Não necessitam de estar tão perto de nós, podem estar guardados nas gavetas por baixo da secretária.

Em terceiro lugar na hierarquia encontram-se os objetos que são pouco ou quase nunca usados. Estes podem ficar na estante ou no armário lá do escritório, dando mais espaço àquilo que é mais importante.

Esta hierarquização é uma forma simples de não criar mais confusão no espaço de trabalho e de organizar a secretária de forma mais eficiente.

Mobiliário e Equipamentos 

Olhe em redor e reflita sobre o mobiliário que tem no seu escritório. Uma secretária basta? Tem gavetas ou estantes suficientes para guardar tudo aquilo que precisa?

Por vezes, a desorganização vem da falta de arrumação do local de trabalho. Perceba se é necessário adquirir mobiliário novo.

O mesmo acontece com os equipamentos. Muitas vezes acabamos por ser desorganizados porque os equipamentos que temos já não satisfazem as nossas necessidades. Por exemplo, em vez de ter dois ecrãs,que acabam por ocupar o dobro espaço, numa única secretária, porque não opta por um monitor mais largo? A LG dispõe de uma série de monitores que se adequam às necessidades de cada um, neste caso a necessidade é simplesmente organização!

Decoração

A parte mais divertida chegou: a decoração! Decorar o espaço a nosso gosto é tão ou mais importante que tê-lo organizado.Se trabalharmos num espaço rodeado de coisas que nos fazem feliz e que nos provocam boas sensações, é meio caminho andado para conseguirmos ser mais produtivos, mais criativos e mais organizados.

Ter fotografias da família ou dos amigos pode ser uma ótima forma de decorar o seu espaço e de o manter inspirado diariamente. As plantas também são excelentes para trazer um pouco de vida e de cor ao seu espaço de trabalho.

Dê asas à sua criatividade, mas não exagere nos adornos e elementos decorativospara não obter o resultado inverso. Lembre-se: menos é mais!

Pronto para organizar a secretária?

Depois detoda a limpeza, organização e remodelação, é hora de desfrutar a sua “nova” secretária. Importante realçar que é necessário um esforço e compromisso diário para manter tudo sempre arrumado. Reserve uns minutos no final do seu dia para organizar tudo o que desarrumou durante o trabalho e para colocar tudo de volta ao seu devido lugar.

Verá que é tudo uma questão de hábito!

Life's Good!