Reunião pouco produtiva? Damos-lhe algumas dicas para as melhorar!

Entre preparar a reunião e as apresentações que tem para fazer, manter as pessoas motivadas para participar e não deixar perder o foco, sabemos que reunir com a equipa ou com clientes pode não ser fácil. Se as reuniões não forem interessantes e apelativas o suficiente, os níveis de produtividade são muito baixos.

Uma reunião produtiva favorece o alcance de objetivos em menor tempo, utilizando menos recursos, e auxilia na tomada de decisões. Torne cada reunião mais interessante e produtiva com as nossas dicas.

Estruture a reunião

Antes da reunião, é aconselhável que se prepare para a mesma, de modo a evitar perda de foco, atrasos ou outros inconvenientes. Defina a estrutura da reunião, isto é, as etapas e os tópicos principais que serão abordados, os objetivos, os intervenientes e o tempo de apresentação de cada um. Caso contrário, os participantes vão procrastinar, vão estender demasiado a reunião e esta tornar-se-á cansativa e pouco produtiva. Se o tempo não for controlado, ao invés de tratar dos 5 tópicos propostos para a reunião, vai ficar preso no primeiro ponto da agenda.

Reúna com grupos pequenos

Ter uma visão sobre quem deve estar presente na sua reunião é um dos pontos mais importantes para ter reuniões mais produtivas. Se as pessoas que está a convocar para reunir não fizerem diferença no desenvolvimento da reunião, então, elas precisam mesmo de estar presentes? Muitas reuniões acabam por se tornar produtivas porque certos participantes não deveriam ter sido convocados para as mesmas, apenas estão a distrair os outros intervenientes ou, simplesmente, não estão relacionados com os temas a abordar e acabam por não contribuir.

Quanto mais apelativa e dinâmica for a sua reunião, mais produtiva e positiva esta será. Esqueça as apresentações PowerPoint aborrecidas, monótonas e desinteressantes em papel. Opte por projetar a sua apresentação para todos os membros, obrigando-os a prestar atenção ao que está a partilhar. 

Para isto, apenas precisa de um projetor e de um dispositivo com as imagens ou apresentação que quer exibir. E como uma pessoa prevenida vale por duas, leve o seu projetor portátil consigo, para o caso de não ter o equipamento necessário disponível no local ou no momento da reunião. A LG pode ajudá-lo a preparar-se para a sua reunião. Veja estes dois modelos de projetores portáteis: PH30JG e o PF50KS. Este último é um projetor Full HD portátil, com bateria incorporada até 2h30. Este projetor promete uma resolução de 1080p para proporcionar o dobro da nitidez de imagem e uma deteção e correção automática da distorção do alinhamento da imagem. O LG PF50KS possui uma ligação wireless tripla, que pode ser conectado ao seu smartphone, por exemplo, e som Bluetooth, libertando-o de cabos incómodos. Graças ao seu design compacto e cómodo, pode levar o projetor para qualquer lado. Leve-o consigo na sua pasta ou na mala e utilize-o nas reuniões que forem necessárias.

Interaja com os participantes durante  a reunião

Estimular e incentivar os membros a participar ativamente na reunião é meio caminho para obter resultados mais produtivos. Se se aperceber que a reunião está a ficar monótona ou que o cansaço começa a acusar-se, faça perguntas aos participantes, passe-lhes a palavra e tente quebrar a tensão com alguma piada ou com uma pausa. Os intervenientes vão agradecer!

Delegue funções

Ligado ao ponto anterior, delegar funções vai tornar a sua reunião mais produtiva e dinâmica. Até mesmo para não perder tempo durante a reunião, distribua funções e defina os responsáveis por cada tarefa. Por exemplo, se um dos tópicos da reunião é fazer uma análise, pode apresentar brevemente a solução para esta tarefa e definir uma pessoa responsável para partilhar as informações mais completas no final da reunião. Numa outra reunião, podem apresentar os resultados dessas tarefas e avaliar a produtividade de cada membro da equipa.

As dicas estão passadas, agora resta aplicá-las no seu dia a dia. Lembre-se: ser o primeiro a dar o exemplo e manter as equipas motivadas, são meio caminho para conseguir evolução reunião após reunião.

Life's Good!